Tietosuojaseloste

Tämä on Heartful Space -yrityksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.4.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Heartful Space Y-tunnus: 3607168-7

Sähköposti: contact@heartfulspace.fi

Verkkosivusto: www.heartfulspace.fi

2. Rekisterin nimi

Heartful Space:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

3. Mitä tietoja keräämme ja mistä lähteistä?

Keräämme henkilötietoja pääsääntöisesti suoraan sinulta, kun teet tilavarauksen digitaalisen ajanvarausjärjestelmän kautta, otat meihin yhteyttä verkkosivujen lomakkeella tai olet meihin muuten yhteydessä.

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • Etu- ja sukunimi

  • Yrityksen nimi ja Y-tunnus

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Osoitetiedot

  • Laskutustiedot

  • Varausta koskevat tiedot (esim. ajankohta ja kesto)

  • Yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyn viestin sisältö

  • Suostumukset ja kiellot (esim. markkinointilupa)

  • Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Käsittelyn oikeusperuste riippuu käyttötarkoituksesta.

Sopimuksen täytäntöönpano: Käsittelemme henkilötietojasi tilavarausten hallinnoimiseksi, palvelun tuottamiseksi, laskuttamiseksi ja sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi. Tällöin käsittely perustuu sinun ja Heartful Spacen väliseen sopimukseen.

Lakisääteinen velvoite: Säilytämme kirjanpitoon liittyvää aineistoa (kuten laskuja) kirjanpitolain vaatiman ajan.

Oikeutettu etu: Voimme käsitellä tietojasi asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitoon ja palveluidemme kehittämiseen. Voimme myös käyttää yhteystietojasi markkinoidaksemme vastaavia palveluita sinulle asiakassuhteen perusteella.

Suostumus: Jos olet antanut siihen erillisen suostumuksesi, voimme lähettää sinulle sähköistä suoramarkkinointia, kuten uutiskirjeitä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista edellä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi.

Kirjanpitoaineisto: Laskut ja muut kirjanpitoon liittyvät tiedot säilytetään vähintään kuusi (6) vuotta sen tilikauden lopusta, jonka aikana aineisto on syntynyt.

Sopimukseen liittyvät tiedot: Asiakkuuteen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen enintään kaksi (2) vuotta mahdollisten reklamaatioiden ja oikeudellisten vaateiden varalta.

Suostumukseen perustuvat tiedot: Markkinointirekisterissä olevia tietoja säilytetään, kunnes peruutat suostumuksesi.

Yhteydenotot: Yhteydenottolomakkeiden kautta tulleet tiedot, jotka eivät johda asiakassuhteeseen, poistetaan, kun asia on käsitelty loppuun.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme myy tai säännönmukaisesti luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille heidän omaan käyttöönsä.

 Voimme kuitenkin siirtää henkilötietoja luotettaville palveluntarjoajille (henkilötietojen käsittelijöille), jotka käsittelevät tietoja meidän lukuumme. Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

  • Ajanvarausjärjestelmän toimittaja

  • Kirjanpitopalvelun tarjoaja

  • Sähköposti- ja pilvipalveluiden tarjoajat 

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) sisällä. Jos tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirto tapahtuu lain edellyttämiä suojamekanismeja (kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita) käyttäen.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille työntekijöille, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Kaikilla tietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

8. Sinun oikeutesi

Sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus): Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja olemme sinusta tallentaneet.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Voit pyytää tietojesi poistamista, ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta tai muuta perustetta jatkaa niiden säilyttämistä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä tilanteissa voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Erityisesti sinulla on aina oikeus kieltää suoramarkkinointi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelinvaihde: 029 566 6700

10. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksiesi käyttämiseen liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä kohdassa 1 mainittuun rekisterinpitäjään. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (esim. sähköpostitse). Voimme tarvittaessa pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme pyyntöihin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).